Le téléphone sonne pendant que des clients attendent d’être accueillis et que les plats sont prêts au passe. Vous ne pouvez pas toujours décrocher au milieu d’un service chargé. Et c’est normal.
Accueillir une table, conseiller un client, veiller à ce que chacun passe un bon moment : c’est là que s’expriment votre présence et votre savoir-faire. En plein service, votre place est auprès des clients qui ont choisi votre restaurant. Leur donner toute votre attention, c’est faire votre métier.
Pendant ce temps, d’autres clients essaient de vous joindre pour réserver, poser une question ou annoncer un retard. Comment donner une réponse à ces demandes tout en restant disponible pour les personnes que vous accueillez sur place ?
Comment Fullwhere gère les appels manqués au restaurant.
Fullwhere aide les restaurants à gérer leurs appels manqués pendant le service. Lorsqu’un client n’a pas pu joindre votre établissement, il peut poursuivre sa demande sur WhatsApp avec un agent IA, qui connait parfaitement votre restaurant et vos disponibilités. L’agent IA est donc capable de répondre à toutes les questions classiques (menu, horaires, adresse..) et va jusqu’a effectuer la réservation à la place du client, sans ressaisie de votre part.
Le parcours de reprise d’un appel manqué se déroule en quatre étapes :
L’appel reste sans réponse. Selon la configuration du restaurant et les règles d’envoi prévues, le client reçoit une invitation à poursuivre sur WhatsApp.
Le client explique sa demande par écrit. Il peut poser une question sur le restaurant ou demander une table.
L’agent IA traite la demande. Il utilise les informations et les règles du restaurant pour répondre, consulter les disponibilités et proposer les créneaux adaptés.
La réservation est enregistrée dans votre logiciel (Zenchef, Sevenrooms, TheFork…). Après le choix et la confirmation du client, l’équipe retrouve la réservation dans son outil habituel.
L’agent IA utilise les informations du restaurant pour traiter les questions. La carte, les horaires, l’accès ou les conditions de réservation peuvent ainsi être expliqués sans obliger l’équipe à reprendre chaque appel.
Le client ne souhaite pas toujours réserver. Une réponse sur les options végétariennes ou l’accès à la terrasse peut suffire à faire avancer son projet.
Faut-il changer de logiciel de réservation ?
Vous conservez votre logiciel de réservation. Fullwhere se connecte à cet outil pour consulter les disponibilités, recueillir les informations utiles et permettre au client de réserver une table sur WhatsApp. La réservation est créée directement dans le logiciel connecté : votre équipe garde ses habitudes de travail, sans ressaisie ni second planning à gérer.
Un client souhaite venir à 20 h, mais une table est disponible à 20 h 30 ? L’agent IA lui propose ce créneau et les autres possibilités disponibles, comme le ferait la personne qui prend les réservations au téléphone. Il accompagne le client dans son choix, recueille sa confirmation et crée la réservation dans votre logiciel.
L’agent IA peut-il gérer les demandes particulières ?
Les privatisations, les groupes ou certaines demandes suivent un processus particulier dans votre restaurant ? Vous intégrez ces règles à votre agent IA Fullwhere : informations à recueillir, conditions à appliquer et étapes de traitement. L’agent peut ainsi gérer ces demandes en autonomie selon votre fonctionnement.
Vous choisissez aussi les situations dans lesquelles votre équipe doit intervenir. Lorsqu’elle reprend la main, elle retrouve dans Fullwhere la conversation et les informations déjà recueillies, sans demander au client de tout répéter.
Comment suivre les résultats de la gestion des appels manqués ?
Le dashboard Fullwhere rassemble les conversations WhatsApp lancées après un appel manqué, les réponses des clients et les réservations créées. Vous visualisez clairement les résultats de chaque étape pour comprendre combien de demandes ont été reprises et combien ont abouti à une réservation.
Comment mettre en place la gestion des appels manqués ?
C’est simple, et nous vous accompagnons à chaque étape. Nous paramétrons d’abord le renvoi des appels manqués de votre restaurant, puis nous connectons votre logiciel de réservation. Vous nous transmettez ensuite votre carte, vos horaires et vos conditions de réservation, pour que l’agent réponde comme le ferait votre équipe. Enfin, nous faisons un test ensemble : un appel reste sans réponse, et vous voyez la réservation arriver directement dans votre outil.
Notre guide pour mettre en place la gestion des appels manqués dans votre restaurant détaille ces étapes et les points à vérifier avec votre installation.
Voyez comment ce parcours pourrait fonctionner dans votre restaurant avec une démonstration Fullwhere.
